Les outils essentiels dont vous avez besoin pour organiser un événement avec succès

 

Selon le Event Marketing Institute, près de 3 personnes sur 4 qui participent à des expériences de marketing événementiel sont plus enclins à acheter les produits qui sont en cours de promotion. C'est une excellente nouvelle pour les spécialistes du marketing qui se concentrent sur des campagnes marketing basées sur l'expérience. Avec des processus et des outils appropriés, les webcasts et les événements physiques peuvent constituer l'un des meilleurs moyens pour susciter de l'engagement et générer plus de leads.

 

Cependant, en pratique les événements ne se déroulent pas toujours comme prévu : une centaine de personnes peuvent se préinscrire à votre événement, mais seule une partie est présente. Par ailleurs, lors d'un événement en direct, l'engagement peut être faible, seulement un ou deux participants posent des questions, répondent à des sondages ou téléchargent du contenu. De plus, après l'événement vous constatez que la moitié des participants ne partagent pas les bonnes informations de contact. Cela est peut-être dû à votre système d'automatisation de la gestion des événements qui n'est pas connecté à votre outil marketing. Cela vous empêchant donc de générer le maximum de leads.

 

C'est pourquoi dans cet article nous allons vous donner des conseils pour augmenter le nombre de participants, mieux les engager et maintenir la conversation bien après votre événement.

 

Avant l'événement

 

 

Préparez le terrain en faisant la promotion de votre événement sur plusieurs canaux et communiquez sur la valeur ajoutée que les participants retireront de l'événement.

 

Promouvoir de l'intérieur

 

Ne vous arrêtez pas aux canaux externes classiques qui sont votre site internet, votre blog, vos réseaux sociaux ou bien vos newsletters pour promouvoir votre événement. Rassemblez les équipes de votre entreprise pour leur demander de communiquer en direct avec leurs interlocuteurs/clients afin de délivrer des messages personnalisés.

 

Construire un portail d'événement alléchant

 

Trop souvent, un événement qui sonne bien sur une publicité ou une newsletter perd tout son attrait avec une landing page terne. Consacrez du temps à la création de cette landing page en mettant un point d'honneur à la rendre attrayante que ce soit au niveau visuel qu'au niveau du contenu. Voici quelques éléments essentiels à ne pas oublier :

 

  • Mise en page adaptée aux mobiles : de nombreux visiteurs verront votre événement sur un appareil mobile.

  • La valeur ajoutée en avant-plan : indiquez ce que les personnes vont retirer de votre événement dans la bannière, les titres et la description.

  • Détails précis et clairs de l'événement : Présentez la date, l'heure et le lieu de l'événement en haut de la page, suivis des points forts de l'événement et des conférenciers invités, du programme et des contenus importants comme des fiches de renseignements et des études, à distribuer avant l'événement.

  • Incitez-les à s'inscrire : multipliez les possibilités de pré-inscription telles que des réduction, des mises à jour importantes de l'événement, des rendez-vous professionnels, l'accès à un ebook gratuit ou une retranscription de l'événement en ligne.

  • Utilisez des QR codes pour un enregistrement simplifié : Dynamics 365 for Marketing génère un QR code pour chaque participant, ce qui rend plus facile l'impression des badges et des formulaires d'enregistrement.

  • Configuration de liste d'attente : Grâce à Dynamics 365 vous pouvez mettre un nombre maximum de personne à votre événement et déclencher une liste d'attente quand ce dernier est dépassé. C'est un excellent moyen de mesurer l'intérêt qu'à votre événement auprès de votre cible.

  • Générer de l'engagement avant l'événement : envoyez un ou deux emails d'orientation pour définir les attentes et préparer les participants tout en incluant un rappel la veille de l'événement.

Pendant l'événement

 

Le jour de l'événement, tout est une question d'engagement. Donnez continuellement à vos participants quelque chose à faire.

  • Evénements en personne : Assurez-vous de donner à votre équipe un moyen de capturer les coordonnées des participants. En effet, vous pouvez scanner le QR code des badges de vos participants pour un enregistrement rapide et un suivi post-événement. A la fin de l'événement envoyez-leur un résumé avec du contenu téléchargeable pour rester en contact.

  • Événements virtuels : Partagez des liens en relation à votre présentation et mettez à jour la landing page de votre événement en y incluant des ressources utiles et un formulaire de contact.

Après l'événement

 

Tirer le meilleur parti de votre investissement en promouvant le contenu généré par l'événement et en obtenant des feedbacks pour améliorer le suivant.

  • Découvrez ce qui a fonctionné et ce qui a besoin de travail : analysez les clics dans vos mails et votre landing page ainsi que les téléchargements de contenu et la participation aux activités de l'événement.

  • Emballez et promouvez le contenu de l'événement : Analysez les statistiques de vos événements pour les activités, les téléchargements de contenu et les sujets les plus populaires. Ensuite, affinez et reconditionnez le contenu des événements pour vos campagnes marketing : des articles de blog rédigés par les conférenciers aux eBooks, en passant par les vidéos à la demande du webinaire, des discours ou des ateliers.

  • Suivre chaque lead : partagez vos analyses et pistes avec le service des ventes afin de traiter chaque nouveau lead le plus efficacement possible.

Maîtriser les événements avec Dynamics 365

 

La planification d’événements n’a pas besoin d’être fastidieuse et stressante ! Dynamics 365 for Marketing propose des fonctionnalités de gestion d'événements qui peuvent vous aider à organiser des événements en personne, à vous connecter facilement aux fournisseurs de webinaires, à automatiser de nombreuses tâches manuelles et à maîtriser les conseils partagés ci-dessus, tels que :

  • Fonctionnalité intégrée de contact, d'inscription et de gestion des présences dans un seul système

  • Des processus qui vous guident pour réussir chaque étape de la création de votre événement

  • Expérience améliorée de l'enregistrement à vos événements comme le QR code et la liste d'attente

  • Gestion des sessions, du programme et des intervenants avec des outils permettant de donner l'accès à une partie des participants à des sessions spécifiques.

  • Gestion des sites de l'événement, des hôtels des participants et de leurs réservations.

  • Création de webinaires et de simulcasts (en partenariat avec ON24, le leader de fournisseur de webinaires)

  • Un événement entièrement fonctionnel comprenant l'enregistrement des participants en libre-service, l'extraction d'informations de vos enregistrements de planification d'événements Dynamics 365 et la mise à jour automatique du site internet de votre événement.

 

Pour en savoir plus contactez-nous : https://www.masao.eu/contact/

 

Auteur : Anantha Ramachandran, Sr. Product Maketing Manager, Dynamics 365 for Marketing

Soucre : https://cloudblogs.microsoft.com/dynamics365/2019/02/28/the-essential-tools-you-need-to-deliver-a-successful-event/

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